lunes, 13 de febrero de 2012

CAPÍTULO I



DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

          
El diagnóstico de la situación a mejorar  se realizó a través de reuniones semanales con todos los integrantes de la Oficina de Recursos Humanos de la Policía del Estado Mérida, mediante una técnica denominada lluvia de ideas que permitió conocer las fortalezas y debilidades que presenta la oficina, así como las posibles soluciones para propiciar una situación de mejora. Esta herramienta, es una técnica de grupo, que es utilizada para la generación de nuevas propuestas planteadas por los mismos integrantes del equipo de trabajo y que ayuda a resolver problemas o bien a hacer más eficiente algún proceso o actividad.
En la Oficina de Recursos Humanos de la Policía del Estado Mérida, actualmente se encuentran diecinueve personas adscritas y cada una con su rol bien establecido; pero se necesita capacitar al personal en todas las áreas de la Oficina, ya que se requiere de un equipo de trabajo integral (nueva tendencia), es decir, que cada uno de los miembros pueda ejecutar de manera oportuna y efectiva cualquiera de las actividades del proceso interno en el funcionamiento de la Oficina, en caso de ausencia temporal de un miembro (ya sea por vacaciones, reposos, permisos u otro motivo), porque se ha evidenciado que por la falta de capacitación, ningún miembro del personal se siente apto para desarrollar una actividad distinta a la asignada y diariamente ejecutada, trayendo como consecuencia negativa inmediata el bloqueo y/o retardo de los procesos internos de la Oficina.

            Después de un consenso entre todos los integrantes de la Oficina de Recursos Humanos de la Policía del Estado Mérida, y de evaluar objetivamente cual de todos los problemas existentes era el más factible para poder diseñar un plan de mejora, se tomó la decisión que es la Inexistencia de  capacitación constante y efectiva del personal adscrito, es el problema a tratar.
           
OBJETIVO GENERAL

            Capacitar progresivamente a todos los miembros del personal adscrito a la Oficina de Recursos Humanos de la Policía del Estado Mérida, en todas las áreas concernientes, mediante actividades de capacitación desempeñadas por los mismos integrantes, con el fin de formar un equipo de trabajo integral que satisfaga las necesidades propias de la Oficina dentro de la Institución Policial.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

            1º Diseñar un plan de capacitación, que permita el desenvolvimiento efectivo de todas las personas adscritas a la Oficina de Recursos Humanos que garantice el desarrollo de todas y cada una de las actividades de manera eficaz y eficiente.
            2º Ejecutar el plan de acción propuesto para la capacitación de todas las personas adscritas a la Oficina de Recursos Humanos.
            3º Realizar un seguimiento cercano de los resultados obtenidos dentro del proceso de capacitación.

METAS
·         Fomentar el valor de la Cooperación dentro del personal adscrito a la Oficina, para facilitar el proceso de capacitación.
·         Realizar seis (06) jornadas de capacitación (mesas de trabajo), con el fin de ir formando progresivamente un equipo de trabajo integral dentro de la Oficina de Recursos Humanos.

ACTIVIDADES PROPUESTAS

·         Contactar a un facilitador experto en el área de motivación para dictar una charla con el propósito de preparar a todo el personal adscrito a la Oficina para la cooperación mutua y así facilitar el proceso de capacitación.
·         Programar una charla de motivación antes de comenzar el proceso de capacitación.
·         Realizar seis mesas de trabajo, en un lapso de cuatro meses (de agosto a noviembre de 2011).
·         Por último, una vez al mes, después de la capacitación y rotación de todo el personal, presentar a todo el equipo de la Oficina, los avances obtenidos de todo el proceso.

DERCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

·         Se contactó a un facilitador experto en el área de motivación del Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista del Ministerio del Poder Popular para las Comunas y Protección Social, para dictar una charla con el propósito de preparar a todo el personal adscrito a la Oficina para la cooperación mutua y así facilitar el proceso de capacitación.
·         La charla de motivación se llevó a cabo el día 28 de julio de 2011, a las 9:00 am, en el salón del departamento de Educación, fue dictada por el facilitador Mildre Quintero y los puntos tratados fueron:
*      Motivación, definición, generalidades.
*      Motivación intrínseca y motivación extrínseca.
*      Motivación y ambiente laboral en la organización.
*      Factores que sustentan la conducta humana.
*      Autoestima, fundamentos.
*      Grados de la autoestima e importancia.
*      Teoría de las necesidades y ciclo motivacional.
*      Diferencia entre motivación y satisfacción.
*      Técnicas de motivación.
·         Se realizaron seis (06) mesas de trabajo, en un lapso de cuatro meses (agosto 2011- noviembre 2011).
·         La mesa de trabajo para la capacitación comprendió lo siguiente: cada empleado de la Oficina prepara una reseña bien detallada en donde explicó la función específica que ejerce, así como también, detalló los insumos requeridos y el proceso paso a paso para el cumplimiento de sus funciones. El funcionario que ejerció el papel de facilitador utilizó un lenguaje sencillo, claro y concreto y sobre todo tuvo la disposición de aclarar dudas que surgieron.
    Así mismo, se dejó bien claro la importancia de las funciones dentro del proceso interno de la Oficina de Recursos Humanos y la necesidad de hacerlos más eficientes, haciendo notar que, si todos los miembros de la oficina realizamos apropiadamente nuestras actividades y logramos las metas propuestas, es lógico que, en consecuencia, la Policía del Estado Mérida sea una institución exitosa.

MESA DE TRABAJO Nº 01 
VACACIONES Y PERMISOS

Facilitador: Marvin Marcano
Fecha: 18/08/2011
Lugar: Oficina de Recursos Humanos
Puntos a tratar:                   
ü  Recepción de la solicitud.
ü  Verificación de datos.
ü  Revisión de la boleta.
ü  Aprobación.
ü  Registro en la base de datos interna.
ü  Inserción de boleta en el historial físico del funcionario policial.
ü  Envío de copia de boleta.

Procedimiento: 

1.    El funcionario policial que desea disfrutar de sus vacaciones o solicitar permiso, debe hacerlo por escrito al jefe del Centro de Coordinación Policial (CCP) ó Dependencia Policial (DP) en el que se encuentra destacado.
2.    En el CCP ó DP le elaboran la respectiva boleta, la cual el funcionario policial solicitante debe firmar y colocar huellas dactilares, así mismo, la boleta debe ser firmada por la máxima autoridad del CCP ó DP con el respectivo sello húmedo.
3.    Las boletas se deben enviar a la Oficina de Recursos Humanos, mediante oficio, donde una vez recibidas, se pasan al funcionario responsable de la verificación y aprobación de las mismas.
4.    La verificación consta de:
Verificación de datos personales del funcionario policial: Nombres y Apellidos, cédula de identidad, fecha de ingreso a la institución policial, código PO (código de nómina), rango actual, dirección de habitación y teléfono de contacto.
Verificación de datos para el disfrute de:
            Vacaciones: periodo vacacional, años de servicio en la institución, cantidad de días de disfrute que le corresponda según el tiempo de servicio (1er quinquenio: disfruta de 20 días hábiles, 2do quinquenio: disfruta de 23 días hábiles y a partir del 3er quinquenio: disfruta de 25 días hábiles), fechas de inicio y culminación de vacaciones.
            Permisos: motivo de la solicitud de permiso, cantidad de días de disfrute de permiso (por nacimiento de hijo: disfruta de 14 días continuos, pre/post-natal: disfruta de 182 días continuos, por matrimonio: disfruta de 5 días hábiles, por muerte de familiar: disfruta de 10 días continuos), fechas de inicio y culminación del permiso.
Verificación de firma y huellas dactilares del funcionario policial, firma del jefe del CCP ó DP y sello húmedo.
Verificación de los respectivos soportes (para las vacaciones son exámenes de laboratorios con constancia pre-vacacional, firmada y sellada por cualquiera de los médicos laborales de la institución y para los permisos se anexa copia del respectivo certificado ya sea de nacimiento, de matrimonio o de defunción).
5.    Sí todo está correctamente, es aprobada y pasa al despacho del jefe de la Oficina de Recursos Humanos para la respectiva firma de éste y se coloca el sello húmedo.
6.    Cada boleta ya sea de vacaciones o permiso, consta de una original y dos copias (la original se inserta en el historial físico del funcionario policial una vez se haya vaciado la información en la base de datos interna de la Sección de Registro y Control perteneciente a la Oficina de Recursos Humanos, las copias son enviadas mediante oficio al CCP ó DP donde se encuentra ubicado el funcionario policial para que una copia sea archivada para el respectivo control y la otra sea entregada al funcionario policial.
7.    Si la boleta presenta errores ya sea de transcripción de datos ó de cálculo de días de disfrute, presenta tachaduras y enmiendas o no se anexa el respectivo soporte, la boleta es devuelta inmediatamente al lugar de origen a través de un oficio.

Importancia de este proceso: La Contraloría General de la República hace auditorías internas a la Oficina de Recursos Humanos periódicamente y al proceso de aprobación de vacaciones y permisos es en el que más profundiza la supervisión, ya que, en años anteriores no se llevaron controles y se han encontrado “errores involuntarios” como por ejemplo que un funcionario policial disfrutó varias veces vacaciones correspondiente al mismo periodo vacacional.
Por esto, es que éste proceso es de gran importancia para la Oficina de Recursos Humanos de la Policía del Estado Mérida.

MESA DE TRABAJO Nº 02 
CAMBIOS Y TRANSFERENCIAS DE FUNCIONARIOS POLICIALES

Facilitador: Marily Colmenares
Fecha: 01/09/2011
Lugar: Oficina de Recursos Humanos
Puntos a tratar:                   
ü  Recepción de información sobre el cambio.
ü  Procesamiento de información.
ü  Aprobación o no del cambio.
ü  Notificación.

Procedimiento para cambio de ubicación a petición del propio funcionario policial:
1.    El funcionario policial que desee o tenga la necesidad de ser reubicado, por razones ya sea de índole personal, familiar, laboral, etcétera, debe redactar un oficio explicando y detallando la problemática (exposición de motivos), que le llevan a hacer la solicitud de su reubicación; el oficio debe estar dirigido al jefe de la Oficina de Recursos Humanos y debe contener los datos de identificación del funcionario policial (Nombres y Apellidos, cédula de identidad, fecha de ingreso a la institución policial, PO, rango actual, dirección de habitación y teléfono de contacto), así como también debe estar firmado y con huellas dactilares del funcionario policial solicitante.
2.    Una vez recibido el oficio de solicitud de cambio, éste pasa a discusión interna por parte del jefe de la Oficina de Recursos Humanos y sus asistentes.
3.    Una vez tomada la decisión, ya sea afirmativa o no, se notifica mediante oficio a funcionario policial solicitante.
4.    De ser procedente el cambio solicitado, se informa mediante oficio a) al Director del Poder Popular de Policía del Estado Mérida, b) al jefe del CCP ó DP donde se encuentra destacado el funcionario policial y c) al jefe del CCP ó DP donde pasará a prestar servicio el funcionario policial.
5.    Se registra el cambio de ubicación del funcionario policial en la base de datos interna de la Oficina de Recursos Humanos.
6.    Se inserta oficio de transferencia en el respectivo historial físico del funcionario policial.

Procedimiento para cambio de ubicación a petición del jefe del CCP ó DP donde se encuentre destacado un funcionario policial:
1.    El jefe de CCP ó DP que por motivos netamente laborales tenga la necesidad de transferir a un funcionario policial que se encuentre bajo su mando, debe colocarlo a la orden de la Oficina de Recursos Humanos a través de oficio, en donde explique y detalle las circunstancias que lo llevan a tomar dicha decisión.
2.    El jefe de la Oficina de Recursos Humanos conjuntamente con sus asistentes, estudian las alternativas de reubicación y toman la decisión de la transferencia para el funcionario policial.
3.    Tomada la decisión se notifica mediante oficio al funcionario policial.
4.    se informa mediante oficio a) al Director del Poder Popular de Policía del Estado Mérida, y b) al jefe del CCP ó DP donde pasará a prestar servicio el funcionario policial.
5.    Se registra el cambio de ubicación del funcionario policial en la base de datos interna de la Oficina de Recursos Humanos.
6.    Se inserta oficio de transferencia en el respectivo historial físico del funcionario policial.

Importancia de este proceso: Se debe tomar en cuenta la necesidad de transferencia de los funcionarios policiales, ya que por múltiples razones es procedente su reubicación, a demás, para la Oficina de Recursos Humanos, es de vital importancia tener un control de la ubicación de todos y cada uno de los funcionarios policiales (Polimer cuenta con 3.405 funcionarios), ya que por cualquier novedad que se suscite, se pueda ubicar de manera rápida y efectiva a cualquier funcionario policial dentro del Estado, ya que en años anteriores era una verdadera odisea ubicar funcionarios porque simplemente no se maneja ningún control de ubicación y de cierta manera esto favorecía los comportamientos inadecuados de ciertos funcionarios policiales.



MESA DE TRABAJO Nº 03 
CONSTANCIA DE TRABAJO, ANTECEDENTES DE SERVICIO y RECORD DE CONDUCTA

Facilitador: Marleny Mejía
Fecha: 22/09/2011
Lugar: Oficina de Recursos Humanos
Puntos a tratar:                   
ü  Descripción de cada documento (constancia de trabajo, antecedentes de servicio y record de conducta).
ü  Solicitud.
ü  Verificación de datos.
ü  Elaboración.
ü  Entrega.

Descripción de cada documento:
Constancias de trabajo: documento que la emisión es atribución de la Oficina de Recursos Humanos, donde se da constancia de los servicios que está prestando o prestó un funcionario policial.
La constancia de trabajo de funcionarios policiales activos contiene los siguientes datos:
*      Nombre, Rif y logotipo de la institución.
*      Nombres, apellidos, rango y firma del jefe de la Oficina de Recursos Humanos.
*      Sello húmedo de la Oficina de Recursos Humanos.
*      Nombres y apellidos completos del funcionario policial.
*      Cédula de identidad del funcionario policial.
*      Código de nómina (PO) del funcionario policial.
*      Rango actual.
*      Sueldo integral (escrito en números y letras) que devenga mensualmente el funcionario policial.
*      Fecha de ingreso a la institución policial.
La constancia de trabajo de funcionarios policiales no activos contiene los siguientes datos:
*      Nombre, Rif y logotipo de la institución.
*      Nombres, apellidos, rango y firma del jefe de la Oficina de Recursos Humanos.
*      Sello húmedo de la Oficina de Recursos Humanos.
*      Nombres y apellidos completos del funcionario policial.
*      Cédula de identidad del funcionario policial.
*      Último rango.
*      Fecha de ingreso y egreso en la institución policial.
*      Causa por la cual dejó de prestar sus servicios como funcionario policial (renuncia, destitución, fallecimiento).
Antecedentes de servicio: documento donde se reflejan datos del servicio que prestó un ex funcionario policial; es utilizado principalmente para acumulación de tiempo de servicio dentro de la administración pública.
Los antecedentes de servicios, contiene los siguientes datos:
*      Nombre y logotipo de la institución.
*      Nombres, apellidos, rango y firma del jefe de la Oficina de Recursos Humanos.
*      Sello húmedo de la Oficina de Recursos Humanos.
*      Nombres, apellidos, rango y firma del Director General del Poder Popular de Policía del Estado Mérida.
*      Sello húmedo de la Dirección General.
*      Nombres y apellidos completos del funcionario policial.
*      Cédula de identidad del funcionario policial.
*      Fecha y rango de ingreso en la institución policial.
*      Fecha y rango de egreso de la institución policial.
*      Sueldo devengado al ingreso en la institución policial.
*      Sueldo devengado al egresar de la institución policial.
*      Causa por la cual dejó de prestar sus servicios como funcionario policial (renuncia o destitución).
Record de conducta: documento que refleja la “vida” del funcionario dentro de la institución policial, es decir, refleja todos y cada uno de los aspectos personales de cada funcionario policial.
El record de conducta contiene los siguientes datos:
*      Nombre y logotipo de la institución.
*      Nombres, apellidos, rango y firma del jefe de la Oficina de Recursos Humanos.
*      Sello húmedo de la Oficina de Recursos Humanos.
*      Nombres y apellidos completos del funcionario policial.
*      Cédula de identidad del funcionario policial.
*      Código de nómina (PO) del funcionario policial.
*      Rango actual.
*      Fecha de ingreso a la institución policial.
*      Cantidad por año de: días de reposo, días de permiso, fechas de ascensos, felicitaciones, amonestaciones, fechas y sitios de transferencias, descripción de procesos administrativos.


Procedimiento:

1.    La solicitud debe hacerla el funcionario policial interesado por escrito (excepto la constancia de trabajo) con oficio dirigido al jefe de la Oficina de Recursos Humanos.
2.    El funcionario adscrito a la Oficina de Recursos Humanos, que tenga asignada la responsabilidad de la elaboración de constancias de trabajo, antecedentes de servicio y record de conducta, debe verificar todos los datos del funcionario policial en la base de datos interna de la Oficina de Recursos Humanos.
3.    Se solicita el historial físico del funcionario policial en la Sección de Registro y Control, con el fin de tener accesos a los respaldos de toda la información reflejada (excepto para la constancia de trabajo).
4.    Se procede a la elaboración del documento solicitado (se maneja formatos).
5.    Se pasa al despacho del jefe de la Oficina de Recursos Humanos, para la debida firma y sello húmedo.
6.    Se entrega al funcionario policial solicitante, quien debe firmar el libro donde previamente se asentó el documento, como respaldo de su entrega.  

MESA DE TRABAJO Nº 04 
REGISTRO Y CONTROL

Facilitador: Rigoberto Molina
Fecha: 13/10/2011
Lugar: Oficina de Recursos Humanos
Puntos a tratar:                   
ü  Proceso interno de funcionamiento de la Sección de registro y control.
ü  Importancia del buen funcionamiento de la sección de Registro y Control.

            La Sección de Registro y Control, es un área vital de la Oficina de Recursos Humanos, ya que se encarga del archivo donde se encuentran los historiales físicos de todos y cada uno de los funcionarios policiales, entre otras cosas.
            A su vez posee un sistema interno, donde se registra y respalda absolutamente toda la información de cada funcionario policial, que reposa en cada historial.

Procedimiento:
1.    Recepción de documentos: sí un funcionario desea ingresar un documento a su historial físico, debe hacer un oficio donde especifique claramente el tipo de documento a consignar.
2.    Un funcionario de la Sección de Registro y Control, procede a la verificación del documento consignado por el funcionario policial.
3.    Se registra la información en la base de datos interna de la Sección de Registro y Control.
4.    Se archiva el documento dentro del historial del funcionario policial.

Importancia de este proceso: la Sección de Registro y Control, es sumamente importante, ya que contiene y registra información de todos los funcionarios policiales, que va desde datos personales, pasando por instrucción académica hasta procesos administrativos abiertos.
            Los funcionarios de la Contraloría General de la República, cuando auditan la Oficina de Recursos Humanos, su observación se concentra fundamentalmente en ésta sección y verifican un porcentaje importante de historiales físicos de funcionarios policiales.

MESA DE TRABAJO Nº 05 
BAJAS DE FUNCIONARIOS POLICIALES (RENUNCIA)

Facilitador: Morelba Albornoz
Fecha: 27/10/2011
Lugar: Oficina de Recursos Humanos
Puntos a tratar:                   
ü  Recepción de la solicitud.
ü  Verificación de datos.
ü  Llenado de la solicitud de la baja.
ü  Aprobación.
ü  Notificación.

Procedimiento:
1.    El funcionario policial que desee solicitar la baja (renunciar) y dejar de prestar sus servicios en la institución, debe redactar un oficio (exposición de motivos) dirigido al jefe de la Oficina de Recursos Humanos, en donde plasme los motivos que lo llevan a tomar la decisión de renunciar. Cabe señalar, que la solicitud de renuncia, se debe hacer entre el día 15 hasta el día 25 de cada mes, para poder ser procesada y la fecha de egreso es el último día del mes en el cual se solicitó la renuncia.
2.    El oficio de solicitud de renuncia se pasa al despacho del jefe de la Oficina de Recursos Humanos, para su debida aprobación.
3.    El funcionario de la Oficina de Recursos Humanos, debe solicitar a la Oficina de Control de Actuación Policial (OCAP), información acerca de si el funcionario policial solicitante de baja está incurso o no en alguna averiguación disciplinaria.
4.    El funcionario de la Oficina de Recursos Humanos, debe llenar la solicitud de renuncia.
5.    El funcionario policial solicitante de la baja, se debe citar en la Oficina de Recursos Humanos, para que firme y coloque las huellas dactilares.
6.    Se procesa la renuncia y se informa a través de oficio al Director y Sub-director de la institución policial.
7.    Se solicita el respectivo historial físico en la Sección de Registro y control, se coloca la observación de la renuncia y se pasa a la Oficina de Bienestar Social, para el respectivo cálculo de prestaciones sociales.
8.    Se notifica al funcionario policial, que la solicitud de renuncia ha sido aceptada.

Importancia de este proceso: es muy importante llevar un control de éste proceso, porque es necesario tener precisado mes a mes el número exacto de funcionarios policiales activos de la institución, ya que se debe pasar el reporte a la Dirección General, Sub Dirección y a la División de Operaciones, además debe concordar con la cantidad de funcionarios policiales que refleje la Sección de Nómina.
En auditorías realizadas por la Contraloría General de la República en años anteriores, se observó que ante la Oficina de Recursos Humanos había una cantidad de funcionarios policiales y por la Sección de Nómina aparecían más funcionarios policiales cobrando mensualmente.

MESA DE TRABAJO Nº 06 
DESTITUCIONES DE FUNCIONARIOS POLICIALES 

Facilitador: Herminda Quintero
Fecha: 17/11/2011
Lugar: Oficina de Recursos Humanos
Puntos a tratar:                   
ü  Recepción de la notificación.
ü  Procesamiento de la destitución.
ü  Notificación.

Procedimiento:
1.    Una vez que en la OCAP haya determinado la culpabilidad de un funcionario policial en algún hecho delictivo y con la aprobación del ciudadano Director General, se toma la decisión de destituir al funcionario policial involucrado. Ésta oficina hace la respectiva notificación con oficio a la Oficina de Recursos Humanos.
2.    Una vez recibida la notificación, se solicita a la Sección de Registro y Control el respectivo historial físico del funcionario policial destituido.
3.    El historial físico y la notificación de destitución es pasada al despacho del jefe de la Oficina de Recursos Humanos.
4.    Se procesa los datos de la destitución, tanto en la base de datos interna de la Sección de Registro y Control como en la base de datos de la Oficina de Recursos Humanos.
5.    El historial se pasa a la Oficina de Bienestar Social, para el respectivo cálculo de prestaciones sociales.
6.    Se notifica al funcionario policial de su destitución.
7.    Se debe enviar oficio informando la destitución al Ciudadano Gobernador del Estado.

Importancia de este proceso: la OCAP, se encarga de investigar y determinar, si existe elementos probatorios suficientes de culpabilidad de un funcionario policial en hechos punibles.
Al determinar que efectivamente un funcionario policial, tiene un comportamiento que deshonra la institución, toman la decisión de destitución conjuntamente con el Consejo Disciplinario, Consultoría Jurídica y la Dirección General.
Éste proceso es de vital importancia ya que es estrictamente necesario que todos y cada uno de los funcionarios policiales tengan un comportamiento apegado a las buenas costumbres y sean ejemplos para la sociedad, además de brindarle la seguridad necesaria a cada uno de los ciudadanos.

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